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02.03.2017

Anpassung von Verwaltungsprozessen an der Evangelischen Hochschule Ludwigsburg

CHE Consult hat die EH Ludwigsburg bei der Analyse und Optimierung von ausgewählten Verwaltungsprozessen unterstützt. Die EH Ludwigsburg ist in den letzten zehn Jahren stark gewachsen, sowohl in Bezug auf die angebotenen Studiengänge als auch bei der Zahl der Studierenden. Ziel des gemeinsamen Projektes war es, zu prüfen, ob die Personalausstattung in den Bereichen Fachbereichssekretariat, Studierendenservice und Prüfungsamt noch angemessen ist und inwieweit Kernprozesse der Bereiche verbessert werden können.

Zur Analyse des Personalbestands hat CHE Consult ein Benchmarking mit der EH Berlin und der EH Freiburg durchgeführt. Dabei konnten die vorliegenden Daten objektiviert werden. Weiterhin wurde eine Hospitation in den genannten Verwaltungsbereichen durchgeführt. In vertiefenden Gesprächen mit den Verwaltungsmitarbeiter(inne)n sowie Gruppengesprächen mit Studierenden und Lehrenden konnten die Herausforderungen in den Prozessen herausgearbeitet werden.

 

Es hat sich gezeigt: Das Wachstum der Hochschule und der Verwaltung in den letzten Jahren hat dazu geführt, dass eine „Abstimmung über den Flur“ nicht mehr ausreichend sein kann. Nützlich ist eine formalere und verbindlichere Klärung von Zuständigkeitsbereichen, Strukturen und Routinen. Eine regelmäßige Kommunikation zwischen den Bereichen Leitung, Lehre und Verwaltung und ein konkreter Geschäftsverteilungsplan sollen zukünftig den Rahmen für das Verwaltungshandeln setzen.

 

Um die Verwaltungsmitarbeiter(innen) und die Hochschulleitung zu entlasten, schlägt CHE Consult die Aufteilung der Verwaltungseinheiten in zwei Servicebereiche vor. Es sollen zwei Personalstellen zu Servicebereichsleiter(inne)n ausgebaut werden. Für die Implementierung hat CHE Consult einen Projekt- und Kommunikationsplan erstellt. CHE Consult hat die Hochschulleitung bei der Kommunikation des Ergebnisses unterstützt.

 

„Es ist essentiell, alle durch die Organisationsänderung Betroffenen einzubeziehen und ins Boot zu holen“, sagt CHE Consult Projektmanagerin Alexandra Thielicke. „Eine Organisationsstrukturänderung muss von den Mitarbeiter(inne)n, aber auch von den Lehrenden und Studierenden mitgetragen werden, um wirksam zu sein. Ich freue mich, dass es uns an der EH Ludwigsburg gelungen ist, dass sich die Mitarbeiter(innen) der Verwaltung in den Analysen wiedererkennen und der Änderung gegenüber aufgeschlossen sind.“

 

Die detaillierte Ausarbeitung des Geschäftsverteilungsplans und die Umsetzung des Kommunikationskonzeptes wird von CHE Consult weiter begleitet. Wichtige Elemente der Folgebeauftragung sind die Determinierung der Zuständigkeiten an den Schnittstellen und Coachings der Bereichsleiter(innen).

 

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